Во второй части эфира Анатолий Хомиченок, технический лид направления СЭД, на примере «Канцлер НЕКСТ» показал, как это устроено изнутри.
Начал он с настроек. Для каждого типа документа в системе заводится свой профиль: в нем указано, в каком журнале регистрировать, какие поля обязательны, кто имеет доступ и по какому шаблону создавать. Формула регистрационного номера тоже настраивается — без программиста.
Затем Анатолий собрал прямо в эфире маршрут согласования: этапы перетаскиваются мышью в графическом редакторе, между ними добавляются условия, участники задаются заранее.
Подробнее о том, как проектируются такие маршруты во встроенном BPMN-редакторе, рассказали в статье о согласовании документов.
Отдельно Анатолий остановился на шаблонах: их использование прямо разрешено пунктами 200–201 Инструкции № 65. Работает это так: сотрудник берет утвержденный шаблон договора, менять его текст нельзя. Заполняются только переменные поля — сумма, сроки, количество. Остальное подтягивается из системы: реквизиты организации, ФИО и должности сторон, даты, регистрационные индексы. В результате документы получаются единообразными, в реквизитах не бывает ошибок, а на подготовку уходит меньше времени.
Выигрывают от шаблонов не только те, кто готовит документы, но и те, кто их согласовывает: вычитывать договор целиком не нужно, достаточно проверить изменяемую часть. По оценке спикеров, это сокращает объем чтения примерно на 90%.
Что еще показали на демо:
- совместное редактирование в браузере;
- полнотекстовый поиск по вложениям, включая фотографии и сканы;
- генератор отчетов с выгрузкой в Excel;
- поручения с фильтрами, статусами и настраиваемыми правилами расчета сроков;
- замещение сотрудников на время отпуска или болезни;
- интеграции с Active Directory, 1С и другими системами.
Работать можно с любого устройства: на ноутбуке доступен весь функционал, на планшете удобно визировать документы на совещаниях, со смартфона — согласовывать и контролировать поручения.
Система работает в локальном контуре без обязательного подключения к интернету и поддерживает территориально распределенные структуры — разделением контуров или работой нескольких юридических лиц в одном контуре с отдельными журналами регистрации. Так, «Канцлер НЕКСТ» внедрен в центральном аппарате ОАО «Газпром трансгаз Беларусь» и его 16 филиалах, где в системе работают более 2000 человек.
